Những bước hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao cho ô tô luôn là một nghiệp vụ khó đối với các kế toán, đặc biệt là những kế toán mới ra trường. Để giúp bạn giải quyết vấn đề này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về hạch toán mua xe ô tô, các chứng từ cần thiết, và các nghiệp vụ kế toán cần nắm rõ.
1. Bộ chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô
Bộ hồ sơ đầy đủ khi hạch toán mua xe ô tô sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) bản sao và bản gốc, do phía Công An lưu giữ.
- Hợp đồng mua bán hoặc thanh lý tài sản.
- Biên bản giao nhận tài sản có ký kết đầy đủ của các bên.
- Biên lai thu phí, bao gồm lệ phí trước bạ, phí đăng ký biển số, phí kiểm định, phí đường bộ, bảo hiểm và các khoản phí khác.
- Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt, bao gồm Ủy nhiệm chi và giấy báo Nợ của Ngân hàng.
2. Các bút toán hạch toán mua xe ô tô
Theo quy định tại Điều 4, Khoản 1, Điểm a, Thông tư 45/2013/TT-BTC, nguyên giá Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình mua sắm (bao gồm cả việc mua mới và mua cũ) được tính như là giá mua thực tế cộng với các khoản thuế và các chi phí trực tiếp liên quan tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Điều này bao gồm lãi tiền vay phát sinh trong quá trình mua sắm tài sản, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, nâng cấp, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ và các chi phí trực tiếp khác.
Dưới đây là các bút toán hạch toán khi mua ô tô:
2.1 Hạch toán mua ô tô
Nợ TK 211 Nợ TK 1331 Có TK 331/112
Nếu doanh nghiệp vay ngân hàng để mua xe và ngân hàng giải ngân trực tiếp cho bên bán, bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 331 Có TK 341
2.2 Hạch toán nộp lệ phí trước bạ ô tô
Nợ TK 211 Có TK 3339
Khi nộp lệ phí vào ngân sách nhà nước, bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 3339 Có TK 1111
2.3 Hạch toán phí đăng ký xe
Nợ TK 211 Có TK 3339
Khi nộp phí đăng ký xe cho cơ quan, bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 3339 Có TK 111
2.4 Hạch toán phí kiểm định xe
Nợ TK 211 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112
2.5 Hạch toán bảo hiểm xe (loại 1 năm)
Nợ TK 242 Có TK 111
Vì ô tô là TSCĐ có thời gian khấu hao, hàng tháng, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện bổ sung bút toán trích khấu hao, cách tính khấu hao tài sản cố định dựa trên phương pháp được áp dụng:
Nợ TK 642, 641… Có TK 214
2.6 Hạch toán các khoản thuế
Trong trường hợp doanh nghiệp mua ô tô nhập khẩu, khi hạch toán mua xe ô tô, kế toán phải thêm các khoản thuế sau:
Nợ TK 211 Có TK 3332, 3333
Khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước, ghi:
Nợ TK 3332, 3333 Có TK 111/121
3. Trường hợp đặc biệt: hạch toán mua xe ô tô trị giá hơn 1,6 tỷ đồng
Căn cứ vào quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa bao gồm thuế GTGT) không được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng.
Phần trích khấu hao TSCĐ tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn) sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp sử dụng ô tô vào việc kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, làm mẫu và lái thử xe ô tô, thuế sẽ được khấu trừ toàn bộ.
Cần nắm chắc điều kiện xác định tài sản cố định hữu hình và cách xác định nguyên giá tài sản cố định để tính chính xác giá trị của ô tô trước khi tiến hành hạch toán lên sổ.
Đó là các trường hợp phổ biến về hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao. Dù xe có giá trị mua lớn hơn 1,6 tỷ đồng hay không, kế toán vẫn thực hiện bút toán tương tự như xe có giá trị dưới 1,6 tỷ đồng. Tuy nhiên, phần thuế GTGT tính trên phần vượt mức 1,6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ, mà tính trực tiếp vào nguyên giá của TSCĐ.
Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ cần thiết. Với sự hiểu biết này, bạn có thể áp dụng vào công việc kế toán của mình một cách hiệu quả và chính xác.
