Ảnh minh họa: 4 chức năng quản trị bao gồm: hoạch định - tổ chức - điều khiển - kiểm soát
Chức năng quản trị đóng một vai trò quan trọng trong mọi loại hình doanh nghiệp và tổ chức. Cùng tìm hiểu về 4 chức năng quản trị cần thiết mà các nhà lãnh đạo cần biết để điều hành công việc một cách hiệu quả.
1. Chức năng hoạch định
Chức năng hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Chức năng này giúp các nhà lãnh đạo xác định mục tiêu tổ chức và xây dựng chiến lược hoạt động. Từ đó, nhà quản trị có thể lên kế hoạch phù hợp để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Chức năng hoạch định có vai trò quan trọng như:
- Đánh giá thực trạng của tổ chức và các nguồn lực
- Xác định mục tiêu lâu dài của tổ chức
- Xây dựng hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu
Với chức năng hoạch định, mỗi người trong tổ chức biết rõ đích đến và phân bổ nhân lực và vật lực một cách hiệu quả. Dựa trên định hướng phát triển, các doanh nghiệp mới sẽ đưa ra kế hoạch phủ sóng thị trường và tiếp cận khách hàng, trong khi các doanh nghiệp đã có tên tuổi tập trung vào gia tăng lợi nhuận.
2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức được tập trung vào việc xác định công việc cần làm, người phụ trách và trách nhiệm của từng bộ phận. Nó tạo dựng một môi trường nội bộ công ty để hoàn thành mục tiêu và trao quyền cho các bộ phận phù hợp.
Cụ thể, chức năng tổ chức có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp
- Truyền đạt thông tin và chỉ thị cần thiết để thực hiện công việc
- Phối hợp giữa các bộ phận để đạt mục tiêu chung
Trong 4 chức năng quản trị, chức năng tổ chức đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc phân chia công việc và trao thẩm quyền một cách hiệu quả giúp tránh tình trạng chậm trễ công việc và tạo ra môi trường làm việc tốt.
3. Chức năng điều khiển
Chức năng điều khiển có vai trò kích thích, động viên, chỉ huy và phối hợp nhân sự để thực hiện mục tiêu kế hoạch và giải quyết mâu thuẫn khi phát sinh. Nó bao gồm các công việc như hướng dẫn và lãnh đạo các hoạt động.
Chức năng điều khiển giúp nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời giúp phối hợp giữa các bộ phận để cùng hướng đến mục tiêu chung. Khi chức năng này được thực hiện hiệu quả, các chức năng hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa.
4. Chức năng kiểm soát
Chức năng kiểm soát đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch và giúp nhà quản trị điều chỉnh nếu có sai lệch. Nó giúp thu thập kết quả và so sánh với mục tiêu đã đặt ra.
Chức năng kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường và điều chỉnh công việc. Nó giúp đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm cho các hoạt động kế tiếp. Kiểm soát có thể thực hiện trước, trong và sau quá trình làm việc để đảm bảo hiệu quả và ít sai sót hơn.
Với sự phát triển công nghệ, việc quản trị doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn với các phần mềm quản trị. Chức năng tổ chức và điều khiển cũng được mô hình hóa trên phần mềm để giúp nhà quản trị tối ưu công việc. Điều này giúp hạn chế chậm trễ và tạo ra báo cáo quản trị dễ dàng.
Qua 4 chức năng quản trị này, các nhà lãnh đạo có thể điều hành công việc một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu của tổ chức. Đừng quên áp dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp để tối ưu hóa quá trình quản trị.
